Podemos definir un proceso, como el conjunto de actividades que transforman materia prima y/o información en productos o servicios. En esta definición las 4M son los ingredientes básicos para que el proceso funcione. También nos permite tener una revisión completa de los procesos sin dejar de lado algún aspecto importante a tener en cuenta. 

Primero debemos posicionarnos cuales son los procesos que vamos a analizar y diagnosticar, para esto debemos hacer una priorización según los resultados que queremos obtener. Por ejemplo; si queremos mejorar la producción y la eficiencia de Planta, el proceso principal es el de producción. Si queremos mejorar tiempos de ejecución de un servicio, tenemos que identificar el proceso operativo que lo genera. Otro ejemplo sería si queremos bajar la cantidad de fallas de equipos, el proceso a analizar es el de Mantenimiento. 

Una vez identificado el o los procesos relacionados a los resultados de mejora que queremos obtener, pasamos a definir el alcance de los mismos, en cuanto a que sectores de la Empresa intervienen en forma directa y cuales lo hacen como apoyo. De esta forma concluimos esta etapa previa al Diagnóstico, teniendo definido los procesos principales, alcance y objetivos.

Paso siguiente comenzamos con las 4M. La primera M a revisar es la de Mano de Obra, en esta se realizan entrevistas con el personal operativo, mandos medios, con los clientes y proveedores internos. Es fundamental revisar si los objetivos de los procesos están claros y si todos los intervinientes los conocen, también si los requerimientos de los productos o servicios que esperan los clientes están alineados a lo que entienden los proveedores, y si el personal tiene los conocimientos técnicos para lograrlos.

Continuamos con la “M” de Materiales, en esta se evalúa los materiales, insumos, materias primas que son necesarios para componer el producto final. También en los procesos administrativos se considera la información de entrada que se transformará en producto o servicio final. Una de las herramientas que se utiliza es la de Spaghetti Flow, consiste en dibujar sobre el plano de planta, el recorrido que hacen los materiales hasta llegar al proceso, identificando las distancias y los movimientos extras que no agregan valor. Otro punto a ver en los materiales o información de ingreso, si están bien definidos los requerimientos en cuanto a tiempo y forma de cómo deben llegar.

En la M de Máquina, debemos revisar si las máquinas y herramientas para ejecutar los procesos son las adecuadas, si tienen la precisión y el funcionamiento correcto. En este punto también se evalúa la infraestructura en el caso de que sea necesario, y las herramientas de software que se utilicen.

Finalmente vemos la “M” de método, en este punto hay que revisar si se cumple un paso a paso de las actividades, si las misma tienen una secuencia que permite que el proceso funcione bien. También debemos investigar si los operadores ejecutan el método tal como está definido y si el mismo está estandarizado. Podemos decir que un método está estandarizado cuando los tiempos de ejecución se cumplen dentro de un rango aceptable en forma repetidas, la secuencia de pasos es la misma y la calidad de los productos o servicios se logra en las sucesivas partidas.

En conclusión, la unión de lo detectado en el análisis de cada una de las “M”, con la descripción de los procesos principales, su alcance y objetivos, nos dan un informe de Diagnóstico completo. Desde ARES Argentina, acompañamos y brindamos servicios de diagnostico consultoría y análisis a nuestros clientes en busca de los objetivos de su organización.